WeWork가 알려주는 다음 사무실 이전 시 참고할 점

글: 조나단 키저

회사에 적합한 업무 공간을 찾는 데는 자기 성찰과 유연성이 필요합니다.

위워크는미래형 사무실의 모습을 선구적으로 제시하고이를 현실로 만들어냈습니다. 코워킹 스페이스에 탁구대, 신선한 과일 등 다양한 편의 시설을 갖춘 위워크는 전통적인 사무실의 개념을 완전히 뒤바꾸며 450억 달러 규모의 브랜드로 성장했습니다.

현재 ‘더 위 컴퍼니(The We Company)’라는 이름으로 활동 중인 이 기업의 경영진은 동일한 경영 방식을 식품 및 소매업(Made By We)은 물론 교육 분야(WeGrow)에도 적용하고 있습니다. 그렇다면 이 혁신 기업은 왜 이토록 판도를 바꾸는 존재일까요? 바로 오늘날의 직장 환경에 필수적인 두 가지 요소, 즉 유연성과 협업을 제공하기 때문입니다.

그리고 이러한 자원은 현대 사회에서 매우 중요합니다. 결국 우리는 급변하는 환경에 살고 있으며, 신생 기업들은 막대한 투자를 감수하지 않고도 소통하고, 협력하며, 발전해 나갈 수 있는 물리적·정신적 여유를 필요로 하기 때문입니다.

스타트업 창업자와 경영진은 자신들과 함께 성장할 수 있는 사무실 공간을 찾기 위해 이 모델을 활용해야 합니다. 

적합한 공간을 찾으세요.

성장하는 기업에 무엇이 필요한지에 대해 위워크(WeWork)로부터 배울 점이 많습니다. 특히 신생 기업들은 가족 단위 규모에서 더 크고 복잡한 조직으로 성장해 나가는 과정에서, 그 성장에 발맞춰 함께 발전할 수 있는 사무 공간을 찾는 데 어려움을 겪습니다.

저는 수많은 기업이 전략적 부동산 계획을 수립하도록 지원해 왔는데, 업무 공간이 비즈니스의 다양한 측면에 미치는 영향이 정말 놀랍습니다. 업무 공간은 단순히 벽과 창문으로 이루어진 공간이 아닙니다. 이곳은 어떤 인재를 유치할지, 어떤 기업 문화를 조성할지, 심지어 회사의 효율성과 기회 포착 능력에까지 영향을 미칩니다.

훌륭한 공간을 찾는 데 있어 또 다른 어려움은 상업용 부동산 시장의 투명성이 상대적으로 부족하다는 점에 기인합니다. 전통적인 중개업체들은 종종 고객을 특정 매물로 유도하거나, 최적이 아닌 거래 조건을 협상하기도 합니다. 이는 모두 그들의 주요 수익원인 건물주 및 개발업체와 더 좋은 관계를 구축하기 위함입니다.

수많은 어려움이 있더라도, 적합한 근무 환경을 찾는 것은 결국 리더들이 채용 과정에 대한 명확한 지침을 수립하는 데 달려 있습니다. 다음은 기업이 유연하고 개인 맞춤형 근무 환경을 구축할 수 있는 세 가지 방법입니다:

1. 세입자 전용 변호사와 상담하십시오.

이해관계가 얽힌 중개업자들의 그물망에서 벗어나세요. 집주인의 편이 아닌,오직 임차인만을 대변하는 전문가에게집을 찾는 일을 맡기세요. 임차인 중심의 중개인은 본질적인 이해 상충이 없으며, 모든 잠재적 매물을 보여드릴 뿐만 아니라, 계획 단계부터 입주까지 전 과정을 함께하며 여러분을 이끌어 줄 든든한 파트너가 되어 드릴 것입니다.

입주자 옹호 단체는 또한 이해관계가 얽히지 않은 프로젝트 관리자를 협상 테이블에 참여시켜 힘든 이사 과정을 원활하게 관리하도록 도울 수 있습니다.PMI의제9차 글로벌 프로젝트 관리 설문조사인 ‘Pulse of the Profession’에따르면,관리자가 주도하는 프로젝트는 그렇지 않은 경우보다 수익성이 28배 더 높습니다. 그 이유는 무엇일까요? 바로 예측 가능성이 더 높기 때문입니다.

경험이 풍부한 프로젝트 매니저들은 팀을 구성하고, 건축가 및 시공업체를 관리하며, 기업의 고유한 요구 사항에 맞춰 공간을 조성하는 일상적인 과정을 총괄합니다. 이들은 현장에서 중재자 역할을 수행하며, 예산 및 건축 요구 사항에 관한 솔직한 논의가 있을 때 이를 조율하여 상황을 객관적으로 파악하고 프로젝트의 비전을 올바르게 유지하도록 돕습니다.

2. 너무 경직되지 않도록 하세요.

유연성은 밀레니얼 세대 위워크(WeWork) 직원들만의 전유물이 아닙니다. 단기, 중기, 장기적인 부동산 수요를 미리 계획함으로써 여러분도 직장에 유연성을 도입할 수 있습니다.딜로이트(Deloitte)의‘2018 부동산 전망(Real Estate Outlook)’ 보고서에따르면, 유연한 임대 계약과 같은 비전통적인 자산은 기업이 미래의 수요에 적응할 수 있도록 돕는 것으로 나타났습니다.

입지 선정에 착수하기 전에, 우선수요 분석을실시하고 회사의 향후 성장 방향에 대한 비전을 수립하십시오. 사무실의 규모와 공간이 여전히 모든 요구 사항을 충족하는지 지속적으로 평가해야 합니다.아마존, 에어비앤비, 마이크로소프트와같은 유명 기업들은 성장을 위한 충분한 유연성을 확보하기 위해 본사와는 별도로 부서나 지역 사무소를 운영하기도 합니다.

팀원들에게 현재 사무 공간의 활용도를 평가하고 향후 필요한 사항이 무엇인지 파악할 수 있는 질문을 지속적으로 던지세요. 때로는 답변이 변함없이 유지되기도 하고, 때로는 크게 달라지기도 할 것입니다. 어떤 결과가 나오든 미래의 사무실 계획에 유연하게 반영할 수 있도록 준비하세요.

3. 자신이 맡은 일들을 점검해 보세요.

숨겨진 비용은 어떤 예산이든 부풀릴 수 있으며, 이는 업무 공간과 관련된 비용도 예외가 아닙니다. BOMA 인터내셔널의‘2018 오피스 익스피리언스 익스체인지 보고서’에따르면,사무실 운영 예산의10%가공과금, 통신비 및 부지 관리 비용으로 지출됩니다.

이러한 비용이 눈덩이처럼 불어나는 것을 막으려면, 업무 공간에 대한 계약 규모를 너무 크게 잡거나 너무 작게 잡지 않도록 균형을 맞추세요. 성장 계획이 명확하지 않다면 장기 계약을 체결할 필요가 없습니다. 유연성이 핵심이며, 임차인 전담 상담사가 유연한 계약 조건을 협상하는 데 도움을 드릴 수 있습니다.

단기적으로 기업을 수용할 수 있는 다양한 옵션이 마련되어 있어, 장기 임대 계약으로 인한 부담과 우려를 덜어줍니다. WeWork,Co+,Hoots 및 Convene와같은 서비스는 신생 기업들에게 유연한 임대 조건을 제공함으로써, 현재의 자원과 전망에 더 잘 부합하는 단기 임대 계약을 체결할 수 있도록 돕습니다.

임대차 계약을 체결할 때는 계약 조건과 이에 따른 재정적 영향을 명확히 파악해야 합니다. 임대인이 제시한 면적 및 사양을 꼼꼼히 확인하고, 상황에 유연하게 대처할 수 있는 여지를 마련하며, 장래를 대비한 계획을 세우십시오.

올바르게 구축된 업무 환경은 관계 형성을 돕고, 직원과 파트너에게 권한을 부여하며, 협업을 강화하고, 미래의 성공을 위한 발판을 마련해 줍니다. WeWork의 사례에서 영감을 얻어 보세요. 지지자를 영입하고, 신중하게 계획을 세우며, 임대 계약에 유연성을 반영하십시오.