WeWork 能為您下一次辦公室搬遷提供哪些啟示

作者：喬納森·凱瑟

為公司尋找合適的工作空間，需要具備自我認知與靈活性。

WeWork 預見了未來的辦公空間，並將其化為現實。透過在共享辦公空間內設置乒乓球桌、新鮮水果及其他便利設施，WeWork 徹底顛覆了傳統辦公空間的模式，同時躋身市值 450 億美元的品牌之列。

如今，這家公司以「The We Company」自居，其領導層正將這套方法論應用於食品與零售業（Made By We），甚至延伸至教育領域（WeGrow）。那麼，為何這家顛覆者能帶來如此重大的變革？因為它為當今職場提供了兩項關鍵資產：靈活性與協作能力。

這些優勢在當今世界至關重要：畢竟，我們身處一個瞬息萬變的環境，新創企業需要具備身心上的彈性，才能在不需承擔巨大壓力的情況下進行溝通、協作與發展。

新創公司的創辦人與領導者應運用相同的模式，尋找能與公司共同成長的辦公空間。

找到合適的空間。

在了解成長中企業的需求方面，WeWork 提供了許多值得借鏡之處。新創公司尤其難以找到能隨著其成長而共同發展的辦公空間——從最初的小規模團隊，逐步擴展為規模更大、結構更複雜的組織。

我曾協助許多企業制定戰略性房地產計畫，而辦公環境對企業各個層面的影響之深，實在令人驚嘆。它不僅僅是一組牆壁和窗戶——它影響著企業能吸引的人才、所培育的企業文化，甚至還影響著企業的運作效率與把握商機的能力。

在尋找理想空間時，另一項挑戰源於商業不動產市場相對缺乏透明度。傳統公司往往會引導客戶選擇特定物業，或協商出較不理想的交易條款。這一切都是為了與房東和開發商建立更良好的關係，因為這些客戶正是他們的主要收入來源。

儘管面臨諸多挑戰，要找到合適的工作環境，關鍵在於領導者能否為招聘工作制定明確的準則。以下是讓企業建立靈活且具個人化特質的工作環境的三種方法：

擺脫利益衝突的房仲網絡。請將您的找屋任務託付給專為租客發聲的專業人士，他們的忠誠度不在房東一方。一位以租客為中心的房仲不會存在固有的利益衝突，會向您展示所有潛在房源，並能作為您的夥伴，從規劃階段到入住全程為您提供指引。

租戶倡導者亦可邀請立場中立的專案經理參與協商，協助處理繁瑣的搬遷流程。根據專案管理協會（PMI）第九屆全球專案管理調查《專業脈動》（Pulse of the Profession）指出，由專案經理主導的專案，獲利能力可提升 28 倍。為什麼？因為這類專案的可預測性更高。

經驗豐富的项目經理負責組建團隊、管理建築師與承包商，並監督將空間依公司獨特需求量身打造的日常流程。這些项目經理能在會議中扮演調解者的角色，針對預算與建築需求進行坦率的討論，以確保各方保持理性，並讓整體願景按計劃推進。

靈活性並非千禧世代 WeWork 員工的專利。只要預先規劃短期、中期及長期的房地產需求，您也能為工作場所打造靈活的環境。德勤《2018 年房地產展望》指出，諸如彈性租賃安排等非傳統資產，能讓企業適應未來的需求。

在展開選址前，請先進行需求評估，並為公司未來的發展規劃藍圖。應持續評估辦公室的規模與空間配置，以確認其是否仍能滿足所有需求。亞馬遜、Airbnb 和微軟等知名企業選擇將部門及區域辦公室設於總部以外的地點，藉此維持足夠的靈活性以利未來擴張。

請持續向團隊提出問題，以評估現有空間的實用性，同時釐清未來所需。有時答案會維持不變，有時則會發生劇烈變化。請保持足夠的彈性，將這兩種結果都納入未來的辦公室規劃中。

隱藏成本可能會讓任何預算膨脹——即使是與辦公空間相關的開支也不例外。根據 BOMA 國際組織的《2018 年辦公體驗交流報告》，辦公室營運預算中有10%用於水電費、電信費及場地維護。

為了避免這些成本像滾雪球般不斷增加，請在對辦公空間的承諾過多與過少之間取得平衡。若您的成長計畫尚不明朗，則無需簽訂長期合約。靈活性是關鍵，而您的專屬租戶顧問可協助您協商彈性條款。

目前有許多短期辦公空間的選擇，這能消除企業對長期租約的壓力與擔憂。諸如 WeWork、Co+Hoots 和 Convene等服務，為新創企業提供靈活的租賃條款，讓他們能簽訂更符合當前資源與發展前景的短期租約。

在協商租賃合約時，請務必清楚了解各項條款及財務影響。確認房東提供的尺寸與規格，預留彈性空間，並確保為未來做好規劃。

若規劃得當，辦公空間有助於建立人際關係、賦能員工與合作夥伴、強化協作，並為未來的成功奠定基礎。不妨參考 WeWork 的模式——聘請專業顧問、仔細規劃，並在租賃合約中納入彈性條款。