Was WeWork Ihnen über Ihren nächsten Büroumzug beibringen kann

Von: Jonathan Keyser

Um den richtigen Arbeitsort für Ihr Unternehmen zu finden, sind Selbsterkenntnis und Flexibilität gefragt.

WeWork hatdie Bürolandschaft der Zukunft erkanntund sie verwirklicht. Durch die Ausstattung von Coworking-Spaces mit Tischtennisplatten, frischem Obst und anderen Annehmlichkeiten hat WeWork das traditionelle Büro auf den Kopf gestellt und sich zu einer 45-Milliarden-Dollar-Marke entwickelt.

Unter dem neuen Namen „The We Company“ wendet die Unternehmensführung dieselbe Methodik nun auch auf die Lebensmittel- und Einzelhandelsbranche (Made By We) und sogar auf den Bildungsbereich (WeGrow) an. Warum also ist dieser Disruptor so bahnbrechend? Weil er zwei entscheidende Vorteile für die heutige Arbeitswelt bietet: Flexibilität und Zusammenarbeit.

Und diese Stärken sind in der heutigen Welt von großer Bedeutung: Schließlich leben wir in einem sich rasch wandelnden Umfeld, in dem junge Unternehmen die nötige geistige und emotionale Flexibilität benötigen, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und sich weiterzuentwickeln, ohne sich dabei festlegen zu müssen.

Gründer und Führungskräfte von Start-ups sollten dasselbe Modell nutzen, um Büroräume zu finden, die mit ihnen mitwachsen. 

Finden Sie den richtigen Ort.

Von WeWork lässt sich viel darüber lernen, was wachsende Unternehmen brauchen. Vor allem junge Unternehmen haben Schwierigkeiten, Büroräume zu finden, die mit ihnen mitwachsen können – von kleinen, überschaubaren Räumlichkeiten bis hin zu größeren und komplexeren Strukturen.

Ich habe vielen Unternehmen dabei geholfen, strategische Immobilienkonzepte zu entwickeln, und es ist erstaunlich, wie stark sich ein Arbeitsplatz auf zahlreiche Aspekte eines Unternehmens auswirken kann. Er ist nicht nur eine Ansammlung von Wänden und Fenstern – er beeinflusst, welche Talente angezogen werden, welche Unternehmenskultur entsteht und sogar, wie effizient oder opportunistisch ein Unternehmen ist.

Eine weitere Herausforderung bei der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten ergibt sich aus der relativen Intransparenz auf dem gewerblichen Immobilienmarkt. Traditionelle Maklerfirmen lenken ihre Kunden oft zu bestimmten Objekten oder handeln weniger optimale Vertragsbedingungen aus. All dies geschieht im Interesse einer besseren Beziehung zu den Vermietern und Bauträgern, die ihre Haupteinnahmequelle darstellen.

Trotz zahlreicher Herausforderungen kommt es bei der Suche nach dem richtigen Arbeitsplatz letztlich darauf an, dass Führungskräfte klare Leitlinien für diese Suche festlegen. Hier sind drei Möglichkeiten, wie ein Unternehmen einen flexiblen, individuell zugeschnittenen Arbeitsplatz schaffen kann:

1. Wenden Sie sich an einen Anwalt, der ausschließlich Mieter vertritt.

Befreien Sie sich vom Netz der Interessenkonflikte bei Maklern. Vertrauen Sie Ihre Wohnungssuche einemMakleran,der ausschließlich die Interessen der Mieter vertrittund nicht dem Vermieter verpflichtet ist. Ein mieterorientierter Makler hat keine inhärenten Interessenkonflikte, zeigt Ihnen alle potenziellen Objekte und begleitet Sie als Partner durch den gesamten Prozess – von der Planung bis zum Einzug.

Mietervertreter können zudem unparteiische Projektmanager hinzuziehen, um den mühsamen Umzugsprozess zu bewältigen. Lautder 9. weltweiten Projektmanagement-Umfrage des PMI, „Pulse of the Profession“,sind Projekte 28-mal profitabler, wenn sie von einem Manager geleitet werden. Warum? Weil sie besser planbar sind.

Erfahrene Projektmanager stellen ein Team zusammen, leiten Architekten und Bauunternehmer und überwachen den täglichen Prozess der Anpassung eines Raums an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Diese Projektmanager können als Vermittler fungieren und bei offenen Diskussionen über Budget und bauliche Anforderungen vermitteln, um die Dinge im Blick zu behalten und die Vision auf Kurs zu halten.

2. Sei nicht zu starr.

Flexibilität ist kein exklusiver Luxus der Millennials bei WeWork. Auch Sie können Flexibilität in Ihren Arbeitsplatz integrieren, indem Sie Ihren kurz-, mittel- und langfristigen Immobilienbedarf vorausschauend planen.Der „Real Estate Outlook 2018“ von Deloittehat gezeigt, dass nicht-traditionelle Immobilienformen wie flexible Mietvereinbarungen es Unternehmen ermöglichen, sich an zukünftige Anforderungen anzupassen.

Bevor Sie mit der Standortsuche beginnen, sollten Sie eineBedarfsanalysedurchführen und eine Vision dafür entwickeln, wie Ihr Unternehmen in Zukunft wachsen soll. Überprüfen Sie regelmäßig die Größe und die Räumlichkeiten eines Büros, um festzustellen, ob diese noch all Ihren Anforderungen entsprechen. Namhafte Unternehmen wieAmazon, Airbnb und Microsoftentscheiden sich dafür, Abteilungen und Regionalbüros außerhalb ihres Hauptsitzes unterzubringen, um sich genügend Flexibilität für weiteres Wachstum zu sichern.

Stellen Sie Ihrem Team regelmäßig Fragen, um zu beurteilen, wie sinnvoll Ihre derzeitigen Räumlichkeiten sind, und um gleichzeitig herauszufinden, was Sie in Zukunft benötigen werden. Manchmal bleiben die Antworten gleich, manchmal ändern sie sich jedoch drastisch. Seien Sie flexibel genug, um beide Ergebnisse in Ihre zukünftigen Büropläne einzubeziehen.

3. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Verpflichtungen.

Versteckte Kosten können jedes Budget in die Höhe treiben – selbst die Ausgaben für einen Arbeitsbereich. Lautdem „Office Experience Exchange Report 2018“von BOMA International entfallen10 Prozentdes Betriebsbudgets eines Büros auf Versorgungsleistungen, Telekommunikation und die Pflege der Außenanlagen.

Um zu verhindern, dass diese Kosten ins Unermessliche steigen, sollten Sie ein Gleichgewicht zwischen Über- und Unterdimensionierung Ihrer Büroräume finden. Es ist nicht notwendig, einen langfristigen Vertrag abzuschließen, wenn Ihre Wachstumspläne noch unklar sind. Flexibilität ist entscheidend, und Ihr Mieterberater kann Ihnen dabei helfen, flexible Konditionen auszuhandeln.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, Unternehmen kurzfristig unterzubringen, wodurch der Druck und die Unsicherheit im Zusammenhang mit langfristigen Mietverträgen entfallen. Anbieter wie WeWork,Co+Hootsund Convenebieten jungen Unternehmen flexible Mietbedingungen, die es ihnen ermöglichen, kurzfristige Mietverträge abzuschließen, die besser zu ihren aktuellen Ressourcen und Zukunftsaussichten passen.

Achten Sie bei der Aushandlung eines Mietvertrags darauf, dass Sie die Bedingungen und die finanziellen Auswirkungen genau verstehen. Überprüfen Sie die Angaben und Maße des Vermieters, sorgen Sie für Flexibilität und planen Sie vorausschauend.

Wenn sie richtig gestaltet sind, tragen Arbeitsräume dazu bei, Beziehungen aufzubauen, Mitarbeiter und Partner zu stärken, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Weichen für den zukünftigen Erfolg zu stellen. Lassen Sie sich vom WeWork-Modell inspirieren – beauftragen Sie einen Berater, planen Sie sorgfältig und bauen Sie Flexibilität in Ihre Mietverträge ein.