WeWorkから学べる、次回のオフィス移転のヒント
文：ジョナサン・キーザー
自社に最適なワークスペースを見つけるには、自己認識と柔軟性が必要です。
WeWorkは未来のオフィス空間を先見し、それを実現させた。コワーキングスペースに卓球台や新鮮なフルーツ、その他のアメニティを完備することで、WeWorkは従来のオフィス空間の概念を一新し、450億ドル規模のブランドへと成長した。
現在、「The We Company」を掲げる同社は、その手法を食品・小売業界（Made By We）や教育分野（WeGrow）にも応用しています。では、なぜこの革新的な企業はこれほどまでに業界の常識を覆す存在なのでしょうか？それは、現代の労働環境にとって不可欠な2つの要素、すなわち「柔軟性」と「協働」を提供しているからです。
そして、そうした資産は現代社会において重要な役割を果たしています。何しろ、私たちは急速に変化する環境の中に生きており、新興企業にとっては、多大な負担をかけることなく、コミュニケーションを取り、協働し、進化していくための、肉体的・精神的な余裕が必要とされているのです。
スタートアップの創業者や経営者は、この同じモデルを活用して、自社の成長に合わせて拡張できるオフィススペースを見つけるべきです。
自分にぴったりの場所を見つけましょう。
成長中の企業に必要なものについて、WeWorkからは多くのことが学べる。特に新興企業は、家族経営規模の段階から、より大規模で複雑な組織へと成長していく過程で、その成長に合わせて拡張できるオフィススペースを見つけるのに苦労している。
これまで多くの企業の戦略的不動産計画策定を支援してきましたが、職場環境がビジネスのさまざまな側面に与える影響の大きさは驚くべきものです。職場は単なる壁や窓の集合体ではなく、どのような人材を引き寄せ、どのような企業文化を育むか、さらには企業の効率性や機動力にまで影響を及ぼすのです。
理想的な物件探しにおけるもう一つの課題は、商業用不動産市場における情報の不透明さに起因しています。従来の不動産会社は、特定の物件を顧客に勧めることや、必ずしも最善とは言えない条件で交渉を行うことがよくあります。これらはすべて、同社の主な収入源である家主やデベロッパーとの良好な関係を築くために行われているのです。
多くの課題があるとはいえ、適切な職場を見つけるためには、リーダーが採用活動に向けた明確な指針を定めることが肝心です。柔軟で、一人ひとりに合わせた職場環境を整えるための3つの方法をご紹介します：
1. 賃借人専用の支援団体に相談する。
利害が対立する不動産仲介業者のネットワークからは距離を置きましょう。大家の利益ではなく、入居者の利益のみを優先する専門の仲介業者に、物件探しを任せてください。入居者本位の仲介業者なら、根本的な利害の対立がなく、すべての候補物件を提示してくれます。また、計画段階から入居まで、パートナーとしてプロセスをしっかりとサポートしてくれます。
テナント支援団体は、利害関係のないプロジェクトマネージャーを交渉の場に招き、困難を伴う移転プロセスの管理を支援することも可能です。PMIの第9回グローバル・プロジェクトマネジメント調査「Pulse of the Profession」によると、マネージャーが主導するプロジェクトは、そうでない場合に比べて28倍も収益性が高いとのことです。その理由は、プロジェクトの進捗がより予測しやすくなるからです。
経験豊富なプロジェクトマネージャーは、チームを編成し、建築家や施工業者を統括するとともに、企業の独自の仕様に合わせて空間を仕上げる日々のプロセスを監督します。こうしたプロジェクトマネージャーは、現場の調整役として、予算や建築上の要件に関する率直な議論を仲介し、物事を適切な視点で捉え、ビジョンを軌道に乗せ続ける役割を果たします。
2. 頑固にならないようにしましょう。
柔軟性は、ミレニアル世代のWeWorkユーザーだけが享受できる特権ではありません。短期的、中期的、長期的な不動産ニーズを事前に計画することで、あなたも職場に柔軟性を取り入れることができます。デロイトの「2018年不動産見通し」によると、柔軟な賃貸契約などの非伝統的な資産を活用することで、企業は将来のニーズに適応できるようになることが明らかになりました。
物件探しを始める前に、ニーズの分析を行い、今後の会社の成長に向けたビジョンを明確にしましょう。オフィスの規模やスペースを定期的に見直し、依然としてすべてのニーズを満たしているかどうかを確認してください。Amazon、Airbnb、Microsoftといった大手企業は、成長に必要な柔軟性を確保するため、本社とは別の場所に部門や地域事務所を置くことを選択しています。
現在のオフィススペースがどれほど有用であるかを評価すると同時に、今後何が必要になるかを把握するため、チームに継続的に質問を投げかけましょう。答えが変わらないこともあれば、劇的に変わることもあります。どちらの結果も将来のオフィス計画に柔軟に取り入れられるよう、柔軟な姿勢を保ちましょう。
3. 自分の約束事を整理しましょう。
隠れたコストは、どのような予算でも膨らませてしまう可能性があります。ワークスペースに関連する経費も例外ではありません。BOMAインターナショナルの「2018年オフィス・エクスペリエンス・エクスチェンジ・レポート」によると、オフィスの運営予算の10％は、光熱費、通信費、および敷地管理費に充てられています。
こうしたコストが雪だるま式に膨らむのを防ぐには、ワークスペースの契約規模について、過剰な契約と不足した契約のバランスをとることが重要です。成長計画が不透明な場合は、長期契約を結ぶ必要はありません。柔軟性が鍵となります。テナント専属のアドバイザーが、柔軟な契約条件の交渉をサポートします。
短期的なオフィススペースを確保する選択肢は豊富にあり、これにより長期契約に伴うストレスや不安を軽減できます。WeWork、Co+Hoots、Conveneといったサービスは、新興企業に対して柔軟な賃貸条件を提供しており、現在のリソースや今後の見通しに即した短期賃貸契約を結ぶことが可能になります。
賃貸借契約を交渉する際は、契約条件や金銭的な影響について明確に理解しておくことが重要です。家主が提示する寸法や仕様を確認し、柔軟性を持たせた上で、将来を見据えた計画を立てるようにしましょう。
適切に設計された職場環境は、人間関係の構築、従業員やパートナーのエンパワーメント、コラボレーションの促進に寄与し、将来の成功への土台を築きます。WeWorkのモデルからヒントを得て、アドボケートを起用し、綿密な計画を立て、賃貸契約に柔軟性を持たせましょう。