Betriebskosten und Ihr Mietvertrag – Die einmalige Gelegenheit, Ihre Einsparungen zu maximieren (Teil 2)

Von: Darius Green

Dies ist Teil 2 einer zweiteiligen Serie zum Thema Betriebskosten bei Mietvertragsverhandlungen. InTeil 1 der Serie haben wir die Definition des Begriffs „Betriebskosten“ erörtert und einige Beispiele für Posten genannt, die aus Ihrer Definition der Betriebskosten im Mietvertrag ausgeschlossen werden sollten.

Da Sie nun wissen, wie wichtig es ist,die Definition der Betriebskosten in Ihrem Gewerbemietvertrag auszuhandeln, wollen wir uns nun genauer ansehen, wie diese Betriebskosten in Ihrem Mietvertrag ausgestaltet werden können.

STRUKTUR

Im gewerblichen Leasing gibt es drei grundlegende Arten von Leasingstrukturen für Betriebskosten:

1. Industrieller Triple-Net-Mietvertrag (NNN)–Der Mieter ist für alle erforderlichen Gebäudeleistungen verantwortlich und schließt die entsprechenden Verträge direkt mit den Dienstleistern ab. Theoretisch sollte der Vermieter keine Gebäudebetriebskosten an den Mieter weitergeben müssen; allerdings gibt es viele industrielle Triple-Net-Mietverträge in Industrieparks mit Gemeinschaftsflächen, für die Betriebskosten anfallen und die zusammen mit den Gemeinschaftsgebühren instand gehalten werden müssen. Daher ist es auch bei Industrie-Mietverträgen wichtig, die Bestimmungen zur Instandhaltung der Gemeinschaftsflächen („CAM“) und zu den Betriebskosten sorgfältig auszuhandeln.
2. Vollservice-Bruttomiete – Beieinem echten Vollservice-Bruttomietvertrag schließt der Vermieter Verträge mit allen Dienstleistern für die Gebäudebewirtschaftung ab und bezahlt diese direkt; er bezieht diese Kosten (anteilig für jeden Mieter) in die Grundmiete ein, die von den Mietern erhoben wird, ohne dass den Mietern separate Kosten (z. B. Betriebskostenerhöhungen) in Rechnung gestellt werden. Da der Vermieter das gesamte Risiko steigender Kosten für den Betrieb und die Instandhaltung des Gebäudes trägt, sind echte Vollservice-Bruttomietverträge eine Seltenheit.
3. Modifizierter Bruttomietvertrag – Der Vermieterwälzt „Betriebskosten“ auf den Mieter um, um die Kosten für Gebäudeleistungen erstattet zu bekommen, die er direkt bei Dienstleistern in Auftrag gegeben und bezahlt hat. In der Regel wird dem Mieter sein Anteil an den Gebäudebetriebskosten zusätzlich zur Grundmiete separat in Rechnung gestellt. Es gibt verschiedene Arten des modifizierten Bruttomietvertrags:Basisjahr, „Expense Stop“, festgelegter Grundbetrag und „Office Triple Net“.

Ein Mietvertrag mit Basisjahr legteine Bezugsgröße für die Betriebskosten des Mietersfest. Vermieter und Mieter vereinbaren, dass die Gesamtbetriebskosten des im Mietvertrag definierten „Basisjahres“ den Referenzwert oder den Beitrag bilden, für den der Vermieter aufkommt. In der Regel handelt es sich dabei um das erste Kalenderjahr der Mietdauer, es kann jedoch auch ein anderer Jahreszeitraum festgelegt werden. Der Mieter ist für den anteiligen Betrag der Betriebskosten verantwortlich, der die im Basisjahr angefallenen Kosten in den nachfolgenden Vergleichsjahren übersteigt. Der anteilige Betrag des Mieters ergibt sich aus der vermietbaren Fläche der Räumlichkeiten des Mieters geteilt durch die vermietbare Fläche des Gebäudes/Projekts. Abgesehen vom zuvor erwähnten Full-Service-Mietvertrag ist dies im Allgemeinen die mieterfreundlichste Struktur bei der Vermietung von Büroflächen.

Das „Gross-Up“-Konzept

Die Betriebskosten eines Gebäudes können je nach Leerstandsquote schwanken, die sich im Laufe der Mietdauer von Zeit zu Zeit ändert, insbesondere wenn sich ein Mieter in einem Gebäude mit hohem Leerstand befindet. Um den Mieter vor starken Schwankungen bei den Betriebskosten zu schützen, ermöglicht eine Aufschlaggeregelung dem Vermieter, die Kosten fair zu veranschlagen, als ob das Gebäude durchgehend belegt wäre [in der Regel zu 95 % bis 100 %, je nach Markt]. Dies bietet dem Mieter Kostensicherheit, und wenn variable Kosten während des Basisjahres des Mieters aufgestockt werden, verhindert dies, dass der Vermieter in den Folgejahren, in denen das Gebäude voll belegt ist, weitere variable Betriebskosten hinzufügt. Dieses Konzept gilt auch bei „Expense Stop“, festgelegten Basisbeträgen oder einem NNN-Mietvertrag für Büroflächen.

Bei „Expense Stop“-Mietverträgenwird für den Mieter ein fester Dollarbetrag festgelegt, der den Anteil darstellt, den der Vermieter zu den Betriebskosten beisteuert. Dieser Dollarbetrag wird in Dollar pro vermietbarer Quadratfuß angegeben und dient als Ausgleich für die tatsächlichen Gebäudekosten in einem bestimmten Jahr. Der Mieter ist für den anteiligen Betrag eines etwaigen Überschusses verantwortlich, der nach Abzug des „Expense Stop“-Betrags von den tatsächlichen Betriebskosten entsteht.

Mietverträge mit festgelegter Grundmiete ähnelnstark Mietverträgen mit Kostenbegrenzung, wobei der wesentliche Unterschied darin besteht, dass die festgelegte Grundmiete als Gesamtbetrag in Dollar angegeben wird und nicht als Dollar pro m² Mietfläche, wodurch Probleme vermieden werden, die durch Rundungen entstehen können.

Bei Triple-Net-Mietverträgen (NNN) für Büroflächenkann der Vermieter (im Gegensatz zu NNN-Verträgen für Gewerbeimmobilien) Dienstleistungen rund um das Gebäude in Auftrag geben und bezahlen und diese Kosten dann ab Mietbeginn ohne jeglichen Kostenausgleich für den Mieter an diesen weitergeben. Zum Nachteil des Mieters erfreut sich diese Struktur bei Bürovermietern auf dem gesamten Markt zunehmender Beliebtheit.

Kumulative Obergrenzen vs. zusammengesetzte Obergrenzen

Grundsteuern, Versicherungen, Schneeräumung (sofern erforderlich) und Nebenkosten sind nicht beeinflussbare Ausgaben in einem Bürogebäude; alles andere ist beeinflussbar. Mieter, die über Verhandlungsmacht verfügen, sollten eine jährliche Obergrenze aushandeln, um sicherzustellen, dass die beeinflussbaren Kosten von Jahr zu Jahr nicht außer Kontrolle geraten, und den Vermieter für die Verwaltung seiner Betriebskosten zur Rechenschaft ziehen.

Branchenweit gibt es Unstimmigkeiten hinsichtlich der Anwendung von Obergrenzen, die in der Regel auf ungenaue Formulierungen in den vom Vermieter erstellten Mietverträgen zurückzuführen sind. Unabhängig von der Art der Obergrenze lassen sich diese danach unterscheiden, ob sie auf der Grundlage des Vorjahres oder des ersten Mietjahres (Basisbetrag) berechnet werden. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Obergrenzen:kumulative und zusammengesetzte.

Bei kumulativen Obergrenzenwird stets der ursprüngliche Basiszeitraum herangezogen, auf den der additive Wert der Obergrenze angewendet wird. Hier ein Beispiel für eine Berechnungsformel für eine kumulative Obergrenze von 4 % über einen Zeitraum von 4 Jahren:

Jahr 1: Grundbetrag

Jahr 2: Grundbetrag × [1 + 4 %]

Jahr 3: Grundbetrag × [1 + (4 % + 4 %)]

Jahr 4: Grundbetrag × [1 + (4 % + 4 % + 4 %)]

Bei der Berechnung der Obergrenzefür das nächste Jahr wird der Wert des Vorjahres zugrundegelegt (sofern die Obergrenzeauf der Grundlage des Basisbetrags berechnet wird, muss dies im Mietvertrag ausdrücklich angegeben werden). Hier ein Beispiel für die Berechnung der Obergrenze(auf Basis des Vorjahres) mit einem Zinssatz von 4 % über einen Zeitraum von vier Jahren:

Jahr 1: Grundbetrag

Jahr 2: Grundbetrag × [1 + 4 %]

Jahr 3: „Der niedrigere Wert von“ × [1 + 4 %]

Jahr 4: „Der kleinere Wert von“ × [1 + 4 %]

(„Lesser Of“ bezeichnet den niedrigeren Wert aus den tatsächlichen Aufwendungen des Vorjahres und dem Aufwandshöchstbetrag)

Der Vorteil der kumulativen Obergrenze gegenüber dem Vorjahr besteht darin, dass der Mieter Geld spart, wenn die Kosten entweder nicht steigen oder weniger stark steigen als die Obergrenze.

Unabhängig davon, welche Art von Obergrenze ausgehandelt wird, empfehlen wir dringend, Beispiele mit hypothetischen Zahlen in den Mietvertrag aufzunehmen, um spätere Unklarheiten oder Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Dies sind die wichtigsten Rahmenbedingungen für die Berechnung der Betriebskosten; sie sind von entscheidender Bedeutung, da sie die Grundlage für die Berechnung der Betriebskosten des Mieters während der gesamten Mietdauer bilden. Unterschätzen Sie nicht, wie schwierig es sein kann, bei bestimmten Vermietern optimale Konditionen hinsichtlich dieser Rahmenbedingungen zu erzielen; ein guter, ausschließlich für Mieter tätiger Makler kann Ihnen dabei helfen, optimale Ergebnisse zu erzielen.

Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, wie Betriebskosten definiert werden und wie sie in einem Mietvertrag ausgestaltet werden können. Nun, da Sie dies wissen und mit Ihrem Team angemessene Konditionen ausgehandelt haben – wie setzen Sie diesen Aspekt Ihres Mietvertrags um und setzen ihn durch?

UMSETZUNG/DURCHSETZUNG

Prüfungsrechte

Was nützt es, einen hervorragenden Mietvertrag mit mieterfreundlichen Bestimmungen zu den Betriebskosten auszuhandeln, wenn der Mieter den Vermieter während der Vertragslaufzeit nicht an die Vertragsbedingungen hält?

Die Möglichkeit, die Bücher und Unterlagen des Vermieters zu prüfen, ist von entscheidender Bedeutung. Nach unserer Erfahrung weisen von zehn Mietverträgen, die wir einer ersten Prüfung unterziehen, sieben bis acht Abrechnungsprobleme auf, und von diesen weisen zwei bis vier so viele Probleme auf, dass eine Prüfung der Bücher und Unterlagen des Vermieters gerechtfertigt ist.

Ich kann gar nicht genug betonen, wie wichtig jährliche Vorabprüfungen sind, um festzustellen, ob eine Prüfung erforderlich ist – insbesondere bei größeren Mietern, bei denen sich die durch Fehler des Vermieters erzielten Einsparungen über die gesamte Mietdauer auf sechs- oder sogar siebenstellige Beträge belaufen können. Das ist weitaus bedeutender als jener zusätzliche Monat mietfreier Zeit, auf den Sie sich bei Mietverhandlungen vielleicht zu sehr konzentrieren.

Lassen Sie uns abschließend einen kurzen Rückblick geben: Abgesehen von der Grundmiete und anderen ausdrücklich finanziellen Zugeständnissen des Vermieters an den Mieter haben die Struktur der Betriebskosten, deren Definitionen und deren Umsetzung größere finanzielle Auswirkungen auf den Mieter als praktisch jeder andere Abschnitt eines Büromietvertrags. Wenn Mieter nicht verhandeln und von ihrem Recht Gebrauch machen, jährliche Vorabprüfungen durchzuführen, um festzustellen, ob eine vollständige Prüfung erforderlich ist, verschwenden sie wahrscheinlich Geld und/oder die Kosten, Zeit und Energie ihres Teams, das optimale Bedingungen für die Betriebskosten ausgehandelt hat.

Für weitere Informationen darüber, wie Sie eine kostenlose Vorabprüfung Ihres Mietvertrags erhalten können, um festzustellen, ob eine Prüfung erforderlich ist,wenden Sie sich bittedirekt an Darius oder an einenunserer Experten für Mietervertretungim Bereich Gewerbeimmobilien .

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