Betriebskosten und Ihr Mietvertrag – Die einmalige Gelegenheit, Ihre Einsparungen zu maximieren (Teil 1)
Von: Darius Green
Lassen Sie sich bei Ihren Mietvertragsverhandlungen nicht von Mietpreisen und Zugeständnissen des Vermieters in Sicherheit wiegen.
Habe ich Ihre Aufmerksamkeit geweckt? Gut. Dann wissen Sie ja, dass Verhandlungen über die Miethöhe und Zugeständnisse des Vermieters zweifellos wichtige Bestandteile jedes Mietvertrags sind. Ein häufiger Fehler, den Mieter und ineffektive Makler jedoch begehen, ist, sich zu sehr auf diese Punkte zu konzentrieren und andere Vertragsklauseln praktisch zu ignorieren, die – wenn sie nicht effektiv ausgehandelt werden – den Mieter über die gesamte Laufzeit des Mietvertrags Zehn- oder Hunderttausende oder sogar noch mehr kosten können.
Eine zentrale Bestimmung, die von vielen Maklern oft zu wenig betont wird und die Vermieter allzu oft als zusätzliche Einnahmequelle nutzen, ist die Definition und Behandlung derBetriebskosten. Bei einer ungünstigen Ausgestaltung kann dieser Abschnitt des Mietvertrags den Vermieter bereichern, während er den Mieter im Laufe der Zeit langsam ruiniert. Aus diesem Grund sind die Bestimmungen zur Berechnung und Definition der Betriebskosten neben der Miete und den Mietvergünstigungen die wichtigsten Klauseln, bei denen Sie aggressiv verhandeln sollten, um Geld zu sparen.
In dieser zweiteiligen Reihe konzentrieren wir uns kontextbezogen auf Basisjahres-Büromietverträge, doch vieles davon gilt auch für NNN-Büromietverträge und sogar für einige NNN-Gewerbeimmobilienmietverträge. Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Umfassendheit und sollte nicht als Rechtsberatung oder gar als Immobilienberatung für Ihre spezifische Situation herangezogen werden. Wie immer empfehle ich Ihnen, einen geprüften „Mieter-only“-Makler aus einem „Mieter-only“-Unternehmen sowie einen erfahrenen Immobilienanwalt als Teil Ihres Immobilienteams hinzuzuziehen, bevor Sie den Prozess einleiten, der zu einer Mietvertragsabschlusse jeglicher Art führt. Dieser Beitrag ist technischer als meine üblichen Beiträge und beginnt mit der Definition von Betriebskosten, also schnallen Sie sich an … los geht’s!
Definition der Betriebskosten
Hier kommt es auf die Praxis an. Wenn der Vermieter die Betriebskosten berechnet, legt dieser Teil des Mietvertrags fest, was in die Berechnung einfließt und was nicht, und dient im Streitfall als Grundlage. Der Wortlaut sollte umfassend, prägnant und klar sein.
Was sollte in den Betriebskosten enthalten sein und was nicht?
Dieses Thema allein könnte Gegenstand mehrerer Blogbeiträge sein. Der Zweck dieses Artikels besteht darin, einige der wichtigsten Punkte hervorzuheben und Sie darauf hinzuweisen, wie wichtig es ist, einen guten Makler und Immobilienanwalt zu beauftragen, der Ihnen hilft, rechtlich und marktgerecht angemessene Bedingungen auszuhandeln, wenn es um diese Bestimmungen in Ihrem Mietvertrag geht. Daher erhebt diese Liste keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll lediglich einige der wichtigeren Punkte hervorheben. Bitte beachten Sie auch, dass es Posten gibt, die in einer Region als akzeptable Betriebskosten gelten, in einer anderen jedoch möglicherweise nicht. So ist beispielsweise die Schnee- und Eisbeseitigung in Phoenix keine akzeptable Betriebskostenposition, während dies in Chicago ganz sicher der Fall ist.
Im Allgemeinen sollte die Definition der Betriebskosten Posten umfassen, die in angemessener Weise mit den Kosten für den Betrieb des Bürogebäudes zusammenhängen; dazu können Grundsteuern, Nebenkosten, Versicherungen, Verwaltung, Instandhaltung sowie Reparaturen am Gebäude, am Projekt und an den Räumlichkeiten gehören. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, was in einem Mietvertrag aus der Definition der Betriebskosten ausgeschlossen werden sollte (wenden Sie sich für einen vollständigen Überblick an Ihren Mietmakler):
- Mieter sollten die Kosten fürbauliche Verbesserungen, Investitionsausgaben, größere Reparaturen und bauliche Veränderungen am Gebäude oder Grundstücknicht berücksichtigen. Soferndiese Reparaturen, Verbesserungen, Ausgaben oder baulichen Veränderungen ursprünglich am Gebäudevorgenommen wurdenund in der Hypothek enthalten sind, kommen die Vorteile dieser baulichen Verbesserungen dem Vermieter weit über das Ablaufdatum des Mietvertrags hinaus zugute, und die Mieter haben (in der Regel) keinen Kapitalanteil an der Immobilie. Es gibt einige gängige Ausnahmen und Vorbehalte zu diesem Ausschluss, die allgemein anerkannt sind und auf die wir hier nicht näher eingehen werden, die Ihr Mietmakler Ihnen jedoch ausführlich erläutern kann.
- Abschreibungs- und Amortisationsaufwendungen für Immobilien und Investitionsgüter – Ineinem typischen Szenario würde es sich um eine unangemessene Gewinnquelle handeln, wenn der Vermieter diese Posten als Betriebskosten an den Mieter weitergeben würde, da der Vermieter diese Kosten jährlich als steuerpflichtige Aufwendungen abschreiben sollte und diese Kosten bereits durch die vom Vermieter eingenommene Miete gedeckt sein sollten.
- Betriebskosten/Gehälter der Geschäftsleitung – DieserPunkt lässt sich nur schwer eindeutig definieren, da es einige Grauzonen gibt, die auftreten, wenn Vermieter die Aufsicht und Verwaltung der Immobilie selbst übernehmen – was eine enorme und mitunter unangemessene Gewinnquelle darstellen kann. Entscheidend ist, dass man sich darauf konzentriert, Ausgaben auszuschließen, die mit dem Betrieb des Unternehmens oder der Unternehmen des Vermieters zusammenhängen, im Gegensatz zum Betrieb des Gebäudes oder Projekts. Es ist zudem ratsam, Formulierungen aufzunehmen, die die Verwaltungskosten begrenzen.
- Werbe- und Verkaufsförderungskosten für das Projekt, das Gebäude oder die Räumlichkeiten –Ähnlich wie bei dem oben genannten Ausschluss handelt es sich hierbei um Kosten, die einem Vermieter zur Erzielung von Einnahmen entstehen, nicht um Kosten fürden Betriebeines Gebäudes.
- Vermietungsprovisionen und damit verbundene Kosten –Hierbei handelt es sich um Kosten, die mit der Tätigkeit als Vermieter verbunden sind und daher keinesfalls als Betriebskosten an den Mieter weitergegeben werden sollten. Diese Kosten sollten grundsätzlich bereits in der Miete enthalten sein; eine Weitergabe würde eine doppelte Belastung darstellen.
Nachdem Sie nun ein wenig besser verstehen, wie Betriebskosten in Ihrem gewerblichen Mietvertrag definiert sind, geht es in Teil 2 der Serie werden wir uns die verschiedenen Arten von Mietstrukturen für Betriebskosten ansehen. Bleiben Sie dran!